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BCCing vous-même est une chose très utile pour le suivi des e-mails. Si vous préférez avoir un e-mail que vous avez envoyé dans votre boîte de réception, généralement à des fins de suivi, l'ajout de votre propre adresse e-mail en tant que BCC est le bon choix. Cependant, les gens oublient souvent cela lorsqu'ils envoient un e-mail important, ce qui les conduit à oublier de faire un suivi. Cela peut facilement entraîner des problèmes sur toute la ligne.

Heureusement, il existe un moyen de vous mettre automatiquement en CCI chaque fois que vous envoyez un e-mail, ce qui est un moyen infaillible de vous assurer que vous suivez chaque e-mail. Cependant, l'activation de l'auto-BCC n'est pas vraiment simple. Il s'agit de créer une règle dans Outlook.

Gérer les règles et les alertes

Auto BCC et CC est une grande chose dans Outlook. Bien que vous deviez télécharger un nouveau module complémentaire pour votre compte de messagerie basé sur un navigateur afin d'y parvenir, Microsoft Outlook vous permet de créer une règle. La fonction de règles se trouve sous le Gérer les règles et les alertes option de menu dans la partie supérieure centrale de l'écran, dans le Accueil onglet, sous le Règles icône.

Cliquez sur Gérer les règles et les alertes et vous verrez une nouvelle fenêtre qui vous donne la possibilité de créer une nouvelle règle. Cliquez sur Nouvelle règle dans le coin supérieur gauche de cette fenêtre. Vous verrez 3 catégories : Restez organisé, Tiens-toi à jour, et Partir d'une règle vierge. Sélectionner Appliquer la règle sur les messages que j'envoie sous le Partir d'une règle vierge Catégorie.

Conditions

Dans la fenêtre Assistant de règles, vous pouvez choisir les e-mails qui vous seront envoyés en tant que BCC. Par exemple, en vérifiant avec des mots spécifiques dans le sujet options, vous créez la règle BCC automatique pour les e-mails contenant certains mots que vous mentionnez.

Comme c'est vous qui envoyez l'e-mail, vous pouvez utiliser cette option astucieuse pour trier automatiquement vos e-mails. Vous pouvez ajouter le mot « Suivi » dans la liste de mots spécifiques et marquer les e-mails qui nécessitent un suivi avec ce mot.

Il existe également de nombreuses autres conditions intéressantes que vous pouvez définir pour vos e-mails. Si vous souhaitez que tous les e-mails que vous envoyez soient stockés dans votre boîte de réception en tant que BCC, cliquez simplement sur Prochain, sans cocher aucune des cases répertoriées.

Exceptions

Les exceptions sont essentiellement le contraire des conditions ici. Comme vous l'avez probablement deviné, c'est ici que vous décrivez les situations dans lesquelles vous ne pas voulez vous inclure en tant que BCC. Vous pouvez suivre le même exemple ci-dessus et utiliser le sauf si le sujet contient des mots spécifiques possibilité d'ajouter une exception. Dans cet exemple, vous pouvez utiliser la commande « non-suivi », mais cela peut créer un encombrement et même une erreur, car les mots de suivi font déjà partie de vos conditions.

Vous êtes peut-être mieux avec le sauf si envoyé à des personnes ou à un groupe public ou la sauf s'il est affecté à une catégorie exceptions.

Actions

C'est ici que vous « programmez » les actions auxquelles s'applique cette règle. C'est-à-dire que c'est ici que vous choisissez ce qu'il advient des e-mails pour lesquels vous avez défini des conditions. Vous voulez vous assurer qu'un e-mail envoyé par vous-même se retrouve dans votre boîte de réception, mais, malheureusement, une automatisation de commande BCC directe n'existe pas ici. Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas imiter un BCC.

Tout d'abord, sélectionnez Cc le message aux personnes ou au groupe public dans l'étape Actions de l'assistant de règles. Maintenant, cliquez personnes ou groupe public et entrez votre adresse e-mail. C'est ainsi que vous vous assurez que l'e-mail que vous envoyez qui remplit les conditions définies se retrouvera dans votre boîte de réception. Si vous ne souhaitez pas que votre adresse e-mail apparaisse publiquement dans les e-mails que vous envoyez, cochez la case Déplacer une copie vers l'option de dossier spécifiée dans la première étape, cliquez sur le Dossier spécifié lien et sélectionnez votre boîte de réception.

Cci dans votre boîte de réception

Ajuster votre propre courrier pour l'adapter à vos besoins vous donnera un énorme avantage dans votre travail. Il s'assurera que votre boîte de réception est bien triée et qu'une bonne organisation est essentielle dans tout type de travail. Bien sûr, l'assistant de règles d'Outlook a plus de cas d'utilisation que la simple configuration d'un Cci automatique. Cependant, il est essentiel de planifier soigneusement les choses et de s'assurer que les exceptions et conditions ne se chevauchent pas et qu'elles englobent les bons types d'e-mails.

Des règles BCC automatiques bien conçues peuvent vous aider beaucoup à trier votre boîte de réception. Cependant, si vous le faites mal, vous risquez d'inonder votre boîte de réception, créant ainsi un problème encore plus important que celui que vous avez décidé de résoudre.

Utilisez-vous la CCI automatique dans Outlook ? Comment l'avez-vous configuré ? Quelles exceptions et conditions utilisez-vous et quelles autres règles avez-vous créées ?