Comment inclure automatiquement une signature dans les e-mails Outlook

L'ajout d'une signature à votre message électronique lui donne une touche de professionnalisme. L'ajout d'un logo et de vos coordonnées fournit une promotion de la marque à une correspondance autrement terne. Il accorde à ceux qui souhaitent vous contacter par d'autres moyens la possibilité de le faire. Créer et utiliser une signature dans Microsoft Outlook est une tâche assez simple. Vous pouvez même créer plusieurs signatures personnalisées pour basculer sur un coup de tête en fonction de votre public cible.

Cependant, Outlook ne joindra une signature qu'aux messages électroniques nouvellement envoyés ou transférés. Les e-mails que vous avez envoyés avant de créer une signature seront toujours absents. Afin d'ajouter une signature aux anciens messages, vous devrez accéder aux paramètres Outlook et modifier quelques éléments.

Votre signature peut inclure du texte, des images, votre carte de visite électronique, un logo ou même une image de votre signature manuscrite. Vous pouvez configurer Outlook pour que les signatures soient automatiquement ajoutées à tous les messages sortants ou créer votre signature et l'ajouter aux messages au cas par cas.

Ajouter une signature à votre correspondance Outlook

Les étapes pour embellir vos e-mails avec une signature dépendront de la version d'Outlook que vous utilisez actuellement. Il existe un processus pour ceux qui utilisent les anciennes versions du logiciel (2007 – 2010) et un pour les versions plus récentes (2010+) ainsi que pour les utilisateurs de Microsoft Office 365.

Commençons par les dernières versions.

Versions Outlook 2010+, y compris Outlook pour 365

Pour créer une nouvelle signature pour votre e-mail Outlook :

  1. Cliquez pour créer un nouvel e-mail.
  2. Cliquer sur Signature puis Signatures depuis l'onglet "Messages".
    • Selon la taille de votre fenêtre Outlook et si vous rédigez un nouveau message électronique ou une réponse ou un transfert, l'onglet "Message" et le Signature le bouton peut se trouver à deux emplacements différents. Cependant, le bouton Signature est généralement accompagné de Pièce jointe et Joindre l'article dans la section « Inclure » ​​du menu « Message ».
  3. Dans l'onglet "Email Signature", juste sous la case "Sélectionner la signature à modifier", choisissez Nouveau et ajoutez un nom pour votre nouvelle signature dans la boîte de dialogue « Nouvelle signature ».
  4. Juste en dessous de « Modifier la signature », composez votre signature dans la zone prévue.
    • La fenêtre vous permet de modifier les polices, les couleurs et les tailles de police, ainsi que l'alignement du texte.
    • Pour ajouter des liens et des images à votre signature électronique, modifier les polices et les couleurs et justifier le texte, vous pouvez le faire en utilisant la mini barre de mise en forme sous « Modifier la signature ».
    • Vous pouvez même créer une signature plus robuste avec des puces, des tableaux ou des bordures, en utilisant Microsoft Word pour formater votre texte. Puis transférez-le à l'aide d'une simple copie ( Ctrl+C ) et coller ( Ctrl+V ) sur la signature dans la case « Modifier la signature ».
    • Vous pouvez également ajouter des icônes et des liens de réseaux sociaux dans votre signature, que j'aborderai plus tard.
  5. Une fois que la signature est comme vous le souhaitez, sous « Choisir la signature par défaut », définissez les options suivantes :
    • Choisissez un compte de messagerie auquel associer votre signature, en utilisant la liste déroulante « Compte de messagerie ». Vous pouvez avoir des signatures différentes pour chaque compte de messagerie que vous utilisez pour Outlook.
    • Pour que votre signature soit ajoutée automatiquement à tous les futurs messages, cliquez sur le menu déroulant « Nouveaux messages » et sélectionnez une signature. Si vous préférez ne pas le définir comme automatique par défaut, choisissez (rien) . Cela fera en sorte que chaque nouveau message que vous envoyez n'a aucune signature, y compris ceux transférés et auxquels vous avez répondu.
    • Pour qu'une signature apparaisse dans vos messages auxquels vous répondez et que vous transférez, cliquez sur le menu déroulant « Réponses/transferts » et sélectionnez une signature. Cela ajoutera automatiquement cette signature à chaque fois que vous répondez ou transférez un e-mail. Pour ne pas avoir cet ensemble, choisissez (rien) au lieu.
  6. Maintenant que c'est terminé, cliquez sur le d'accord bouton pour revenir en arrière pour enregistrer votre signature et revenir à votre nouveau message.
    • Il est important de noter que le message actuel dans lequel vous avez créé la signature n'aura pas de signature en place. Pour une raison quelconque, la signature n'apparaîtra que dans les messages qui suivent. Vous devrez ajouter la signature manuellement si vous aviez hâte d'en utiliser une.

Insertion manuelle d'une signature

Pour le nouveau message que vous avez lancé dans le but de créer une signature ou pour ceux d'entre vous qui ne souhaitent pas qu'une signature soit définie automatiquement, vous pouvez toujours insérer une signature manuellement.

Faire cela:

  1. Votre e-mail étant ouvert, cliquez sur l'onglet « Message » et sélectionnez Signature .
  2. Cela ouvrira un menu déroulant affichant toutes les signatures enregistrées que vous avez créées. Choisissez la signature que vous souhaitez utiliser parmi les options en cliquant dessus. Il apparaîtra maintenant dans votre message actuel.

Ajouter un logo ou une image à votre signature

Les marques exigent généralement des logos. Pour ajouter une image comme un logo ou une icône de réseau social à votre signature :

  1. Ouvrez un nouveau message électronique et cliquez sur l'onglet « Message ».
  2. Cliquer sur Signature puis Signatures .
  3. Choisissez la signature à laquelle vous souhaitez ajouter le logo ou l'image en la sélectionnant dans la case « Sélectionner la signature à modifier ».
  4. Clique sur le Ajouter une image , localisez l'image que vous souhaitez ajouter à partir de vos fichiers PC, puis sélectionnez Insérer .
    • Vous pouvez redimensionner votre image ou votre logo en cliquant avec le bouton droit sur l'image et en choisissant Photo à partir des options de menu. Cliquez sur l'onglet "Taille" et utilisez les options fournies pour redimensionner votre image selon vos spécifications.
    • Gardez la case « Verrouiller le rapport d'aspect » cochée afin de conserver les proportions de l'image.
  5. Une fois l'image redimensionnée et prête à être utilisée, cliquez sur d'accord .
  6. Suivez ceci en cliquant sur d'accord à nouveau pour enregistrer toutes les modifications que vous venez d'apporter à votre signature.

Versions de Microsoft Outlook 2007 – 2010

Pour créer une nouvelle signature à l'aide d'une ancienne version de Microsoft Outlook :

  1. Choisissez de créer un nouveau message.
  2. Cliquez sur l'onglet "Message" et sélectionnez Signature de la section « Inclure ».
  3. Cliquez sur Signatures lorsqu'il apparaît.
  4. Dans l'onglet « Signature e-mail », cliquez sur Nouveau .
  5. Tapez un nom pour votre signature, puis cliquez sur le d'accord bouton.
  6. Tapez le texte que vous souhaitez inclure dans votre signature, dans la case "Modifier la signature".
    • Vous pouvez formater votre texte en mettant en surbrillance le texte que vous souhaitez modifier, puis en utilisant les boutons de style et de formatage pour les options souhaitées.
    • En ajoutant des éléments supplémentaires tels que des images, des hyperliens et des cartes de visite électroniques, cliquez à l'endroit où vous souhaitez que l'élément apparaisse et :
      • Carte de visite électronique - Clique le Carte de visite puis cliquez sur l'un des contacts dans la liste « Classé comme ». Clique le d'accord bouton.
      • Lien hypertexte - Clique le Lien hypertexte et saisissez (ou collez) l'URL à laquelle votre lien connectera le texte. Clique le d'accord bouton.
      • Image/Image – Cliquez sur l'icône Image, localisez l'image que vous souhaitez télécharger dans votre signature, sélectionnez-la, puis cliquez sur le bouton d'accord bouton.
  7. Une fois les modifications terminées, cliquez sur OK afin de finaliser la création de votre signature.
    • L'e-mail que vous avez actuellement ouvert pour créer la signature n'aura pas la signature automatiquement ajoutée. Vous devrez le faire manuellement.

Ajouter la signature à vos messages électroniques

Les signatures peuvent être ajoutées automatiquement ou manuellement à tous les messages sortants, réponses et transferts. Une seule signature peut être utilisée par e-mail envoyé. Par conséquent, si vous choisissez d'en créer une automatiquement, il serait préférable que la signature soit destinée à un public plus large.

Pour insérer automatiquement une signature dans votre e-mail :

  1. Créez un nouvel e-mail.
  2. Rendez-vous sur l'onglet "Message" et cliquez sur Signature située dans la section Inclure.
  3. Cliquez sur Signatures lorsqu'il apparaît.
  4. Localisez « Choisir la signature par défaut », cliquez sur le menu déroulant « Liste des comptes de messagerie », choisissez un compte de messagerie auquel vous souhaitez associer une signature.
  5. Sélectionnez la signature que vous souhaitez inclure en en choisissant une dans la liste « Nouveaux messages ».
    • Pour les transferts et les réponses, pour ajouter une signature, choisissez une signature dans la liste déroulante « Réponses/transferts ». Cliquez sur (rien) si vous préférez ne pas avoir de signature, sortez avec votre réponse et transférez les e-mails.
  6. Cliquez sur d'accord pour enregistrer vos paramètres de signature.

Pour ajouter manuellement une signature dans votre e-mail :

  1. Créez un nouveau message électronique.
  2. Cliquez sur l'onglet "Message".
  3. Cliquer sur Signature , trouvé dans la section « Inclure ».
  4. Choisissez la signature que vous souhaitez insérer en cliquant dessus directement.

La signature apparaîtra maintenant dans votre message sortant. Si vous avez fait un mauvais choix ou si vous souhaitez simplement supprimer la signature que vous avez ajoutée, mettez la signature en surbrillance dans le message et cliquez sur Effacer (ou Retour arrière ) sur votre clavier.

Utilisation d'un compte Microsoft Office 365 avec Outlook.com

Pour ceux qui utilisent Outlook sur le web avec un compte Microsoft Office 365, vous devrez créer une signature dans les deux produits.

Pour créer et utiliser des signatures électroniques dans Outlook sur le Web :

  1. Connectez-vous à votre compte Outlook.com et ouvrez votre Paramètres en cliquant sur le Roue dentée icône en haut de la page.
  2. Cliquer sur Courrier , alors Composer et répondre .
  3. Tapez votre signature dans la zone Signature d'e-mail.
    • Vous pouvez utiliser les options de formatage fournies pour modifier l'apparence de votre signature à votre guise.
    • Vous ne pouvez avoir qu'une seule signature par compte.
    • Pour que la signature apparaisse automatiquement par défaut pour tous les futurs messages, cochez la case « Inclure automatiquement ma signature dans les nouveaux messages que je compose ». Cela fait en sorte que tous les futurs e-mails composés aient votre signature en bas.
    • Les transferts et les réponses nécessiteront une coche dans la case « Inclure automatiquement ma signature dans les messages que je transfère ou auxquels je réponds ».
    • En ne cochant aucune de ces options, vous devrez ajouter manuellement votre signature à chaque e-mail que vous composez à l'avenir.
  4. Une fois les modifications terminées, cliquez sur sauvegarder .

Pour ajouter votre signature manuellement :

  1. Dans votre boîte aux lettres, choisissez Nouveau message.
  2. Composez votre message en entier et cliquez sur l'icône à trois points.
  3. A partir de là, choisissez Insérer une signature .
  4. Une fois votre message prêt à être diffusé, cliquez sur le Envoyer bouton.