Comment étiqueter automatiquement les e-mails dans Gmail

Bien qu'ils existent depuis plus de trente ans, les e-mails occupent toujours du temps libre, agacent, frustrent et exaspèrent. Les e-mails étranges nous rendent également heureux, mais pour la plupart, ils sont une corvée plutôt qu'un plaisir. Et si vous pouviez étiqueter automatiquement les e-mails dans Gmail, les trier tous, appliquer une étiquette et supprimer le spam ? Cela ne rendrait-il pas la vie un peu plus facile ?

Une boîte de réception d'auto-surveillance est le Saint Graal en ce qui me concerne. Le spam peut être supprimé, les e-mails marketing et promotionnels peuvent être étiquetés et mis de côté et les e-mails importants peuvent être étiquetés comme tels et placés dans un dossier où vous les verrez. Toutes les plateformes de messagerie disent proposer ce type d'organisation mais d'après mon expérience, une seule tient ses promesses. Gmail.

La fonctionnalité d'étiquettes a littéralement changé la façon dont j'utilise Gmail. Je peux maintenant utiliser en toute confiance cette adresse e-mail pour des devis d'assurance, m'inscrire à de nouveaux sites Web et toutes ces activités qui aboutiraient généralement à une avalanche de spam. Ils envoient toujours cette avalanche, mais maintenant, cela ne submerge pas ma boîte de réception.

Étiqueter automatiquement les e-mails dans Gmail

Les étiquettes vous aident à trier tous vos e-mails et à les organiser de manière gérable. Les étiquettes sont au langage Gmail pour les dossiers et peuvent automatiquement identifier, classer, puis organiser tous les e-mails entrants à l'aide de ces étiquettes.

En définissant une étiquette d'assurance, par exemple, je peux faire étiqueter et envoyer tous les spams et marketing habituels de devis d'assurance de mon assureur dans ce dossier. Je peux ensuite les lire ou les supprimer en bloc comme bon me semble. Je peux rincer et répéter cela autant de fois que je le souhaite pour n'importe quel sujet ou expéditeur qui inonde ma boîte de réception.

Créons une étiquette de courrier indésirable qui triera tous les courriers indésirables que le propre filtre de Gmail ne capture pas.

  1. Sélectionnez Créer une étiquette dans le menu de gauche. Sélectionnez Plus s'il n'est pas visible.

  2. Donnez à votre nouvelle étiquette un nom significatif et sélectionnez Créer.

  3. Sélectionnez votre nouvelle étiquette et sélectionnez la flèche vers le bas dans la barre de recherche en haut de la page.

  4. Ajoutez « désabonnement » à la ligne Inclure les mots.

  5. Sélectionnez Créer un filtre.
  6. Sélectionnez Appliquer l'étiquette et sélectionnez l'étiquette que vous avez créée.

  7. Cochez la case à côté des autres opérateurs de votre choix. Marquer comme lu est utile.
  8. Sélectionnez Créer un filtre.

Désormais, chaque fois qu'un spam ou un e-mail marketing arrive, Gmail le recherchera pour le mot « désabonnement », l'étiquetera et le déplacera. Comme la plupart des spams légitimes contiennent ce mot quelque part, c'est l'opérateur le plus utile à utiliser pour traiter les spams.

Étiqueter les e-mails professionnels dans Gmail

Pour d'autres filtres d'e-mail, d'amis ou de travail par exemple, vous pouvez ajouter une étiquette de leur nom, l'adresse e-mail @worplace.com ou quelque chose d'autre unique à l'expéditeur ou au type d'e-mail. Le potentiel de ces labels est énorme.

Par exemple, si vous travaillez hors du bureau, il peut être utile d'envoyer tous les e-mails professionnels dans un dossier Travail afin que vous puissiez les voir rapidement.

  1. Sélectionnez Créer une étiquette dans le menu de gauche.

  2. Nommez votre nouvelle étiquette Travail et sélectionnez Créer.

  3. Sélectionnez votre étiquette de travail et sélectionnez la flèche vers le bas dans la barre de recherche en haut de la page.

  4. Ajoutez la dernière partie de l'adresse e-mail à la ligne De. Par exemple « @workplace.com ».

  5. Sélectionnez Créer un filtre.
  6. Sélectionnez Appliquer l'étiquette et sélectionnez l'étiquette Travail.

  7. Sélectionnez Créer un filtre.

Désormais, tous les e-mails professionnels d'un domaine donné « @workplace.com » seront envoyés vers le dossier Travail qui a été créé dans le volet de gauche. Comme nous n'avons ajouté aucun opérateur, ils ne seront pas marqués comme lus et vous verrez le nombre d'e-mails à côté du dossier.

Exclure les e-mails des libellés

Si vous constatez que certains e-mails sont pris dans ces étiquettes qui ne devraient pas l'être, vous pouvez utiliser des exclusions pour les supprimer. Par exemple, si vous souhaitez conserver certaines newsletters qui utilisent également « désabonnement » et qu'elles sont prises en compte dans le filtre ci-dessus, vous pouvez utiliser l'opérateur « - » pour les exclure.

Ajoutez simplement -(*@emailaddress.com) dans la section De du filtre et ils ne seront pas inclus. Le * est un caractère générique qui capture toute adresse de ce domaine et le "-" indique à Gmail de ne pas inclure l'adresse dans le libellé.

Vous pouvez créer autant d'étiquettes dans Gmail que vous le souhaitez et leur demander de faire toutes sortes de choses, du tri du spam au filtrage du travail, des groupes, des loisirs ou autre. Si votre boîte de réception était pleine à craquer à cause de trop de déchets et que vous perdiez des e-mails utiles en conséquence, c'est un moyen très simple de reprendre le contrôle.

Si Gmail pouvait en quelque sorte proposer un module complémentaire qui pourrait me désinscrire automatiquement des centaines d'e-mails indésirables que je reçois chaque semaine, ce serait vraiment l'e-mail ultime !