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Sans aucun doute, Gmail est le service de messagerie le plus populaire. Il fonctionne très bien avec les applications tierces pour synchroniser le contenu sur différents protocoles. Il vous offre également de bonnes options pour automatiser, gérer et trier vos e-mails.

Cela se fait via des étiquettes intelligentes qui peuvent être utilisées comme des dossiers et il existe quelques étiquettes par défaut qui devraient trier automatiquement les messages entrants. À vrai dire, cela peut prendre un certain temps pour tout régler et tout programmer. Cependant, vous obtiendrez une boîte de réception propre et sans encombrement et il sera plus facile de sélectionner et de trier en bloc tous les e-mails.

Que sont les étiquettes intelligentes ?

Par défaut, les étiquettes intelligentes classent les e-mails entrants dans cinq catégories. Voici ce qu'ils sont :

Social – Cette étiquette contient des e-mails provenant de services de rencontres, de médias sociaux et d'autres sites Web de partage de médias.

1. Mises à jour – Vos reçus, factures, confirmations et états financiers numériques se retrouvent dans l'étiquette Mises à jour.
2. Primaire – Les messages qui n'appartiennent nulle part ailleurs et les e-mails personnels vont au libellé principal.
3. Forum – Les e-mails concernant les messages des forums, groupes et forums en ligne sont affichés dans l'onglet Forums.
4. Promotions – Les e-mails ennuyeux et les campagnes marketing sont envoyés à Promotions.

Noter: Gmail est très efficace pour filtrer les e-mails dans les étiquettes tant que vous les avez activés et correctement configurés. Cependant, certains des nouveaux e-mails peuvent toujours se retrouver dans l'onglet Principal.

Configuration des étiquettes intelligentes

Google vous permet de choisir quelles Smart Labels apparaissent dans votre boîte de réception. Par exemple, le menu de configuration est l'endroit où vous pouvez supprimer les promotions ou les réseaux sociaux de votre boîte de réception. C'est ce que vous devez faire.

Étape 1

Cliquez sur l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit de l'écran pour accéder au menu Paramètres. Cliquez ensuite sur « Voir tous les paramètres ».

Étape 2

Maintenant, sélectionnez "Boîte de réception" et cliquez sur la case devant les étiquettes que vous souhaitez obtenir dans votre boîte de réception. À moins que vous n'ayez vraiment besoin des e-mails promotionnels ou sociaux, n'hésitez pas à tout décocher. Une fois terminé, cliquez sur « Enregistrer les modifications » pour confirmer et vous êtes prêt à partir.

Utiliser des filtres pour trier automatiquement les e-mails

Les filtres sont là pour trier automatiquement les e-mails et les mettre sous une étiquette correcte. Comme indiqué, les filtres par défaut font un très bon travail par eux-mêmes et vous pouvez également en définir des personnalisés.

Étape 1

Lancez Gmail et cliquez sur la petite flèche vers le bas dans la barre de recherche (la flèche est à l'extrême droite de la barre). Un formulaire numérique s'affiche et vous devez remplir les sections appropriées.

Étape 2

Le formulaire est assez complet et il comprend l'email de l'expéditeur et du destinataire, l'objet, la taille, la date, etc. Le champ « Inclut les mots » est assez intéressant car il permet de saisir les mots-clés cibles et d'envoyer du spam directement dans l'oubli numérique.

Étape 3

Une fois que vous avez rempli les champs, cliquez sur Créer un filtre et une autre fenêtre contextuelle apparaît, puis vous devez choisir « Ignorer la boîte de réception (archiver) ». En faisant cela, vous vous assurez que les e-mails de filtrage évitent votre boîte de réception et n'apparaissent que sous l'étiquette désignée. Vous devez également choisir « Appliquer également le filtre à 15 conversations correspondantes » situé dans la partie inférieure de la fenêtre contextuelle.

Étape 4

Il y a une flèche déroulante à côté de "Appliquer le libellé", cliquez sur cette flèche et sélectionnez le libellé qui correspond aux e-mails filtrés.

Conseil d'expert : Google ne limite pas vos options aux libellés par défaut. Cliquez sur « Nouvelle étiquette » et créez-en une personnalisée qui correspond à vos besoins.

Étape 5

Enfin, vous cliquez à nouveau sur « Créer un filtre » et tous les e-mails filtrés sautent de votre boîte de réception vers l'étiquette. Cela s'applique également aux anciens e-mails que vous avez reçus d'un expéditeur donné. Vous pouvez prévisualiser les e-mails filtrés si vous sélectionnez Tous les messages ou accédez à ce filtre.

Considération importante

Les messages filtrés apparaissent dans les dossiers respectifs lorsque vous utilisez un client de messagerie pour accéder à Gmail via IMAP. En revanche, cela ne s'applique pas lorsque vous utilisez POP Gmail. Cette fois, les messages filtrés s'affichent avec tous les nouveaux messages.

Exportation et importation de filtres

Vous ne le savez peut-être pas, mais Google vous permet d'exporter et d'importer des filtres. Cela peut vous sauver la vie si vous devez passer à un nouveau client de messagerie.

Pour exporter les filtres, ouvrez Paramètres Gmail, cliquez sur « Voir tous les paramètres » et sélectionnez l'onglet « Filtres et adresses bloquées ». Choisissez le filtre que vous souhaitez exporter et cliquez sur « Exporter ». Vous obtiendrez un fichier .xml qui peut être modifié via un éditeur de texte. Mais il n'y a aucune raison d'y apporter des modifications car il est plus facile de supprimer/changer les filtres après les avoir téléchargés.

L'importation de filtres est également assez simple. Allez en bas de la page et sélectionnez « Importer des filtres » puis « Choisir un fichier ». Localisez le fichier .xml des filtres, cliquez dessus et choisissez "Ouvrir le fichier". Gmail ne termine pas automatiquement l'action, vous devez cliquer sur "Créer des filtres" pour confirmer.

Astuce: Le moyen le plus rapide de trier automatiquement les e-mails importants est de les suivre. Cliquez simplement sur la petite étoile à côté de la date et de l'heure et les e-mails apparaissent dans la section Suivi.

Le facteur arrive

En fin de compte, la configuration du tri automatique sur Gmail prend du temps et des efforts. Mais l'interface utilisateur est intuitive, simple à utiliser et vous n'avez besoin de le faire qu'une seule fois.

Utilisez-vous un client de messagerie pour accéder à votre compte Gmail ? Quelles étiquettes personnalisées souhaitez-vous créer ? N'hésitez pas à nous en dire plus sur vos préférences dans la section commentaires ci-dessous.