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L'envoi d'un e-mail peut être un processus compliqué. Si vous envoyez un message lié aux affaires, vous devrez être aussi respectueux que possible, en envoyer un à l'enseignant de votre enfant nécessite de la sincérité, un à un membre de la famille peut être aussi décontracté que vous le souhaitez dans de nombreux cas.

L'e-mail parfait signifie que votre contenu est court et précis, ce qui le rend plus facile à lire. Votre signature doit refléter cela mais aussi relayer votre point de vue. Que vous exprimiez votre gratitude ou que vous attendiez une réponse, nous couvrirons d'abord les signatures d'e-mails professionnelles parfaites.

Courriels professionnels

Comme indiqué précédemment, le type d'approbations que vous incluez dans votre e-mail variera en fonction de la personne à qui vous l'envoyez. Il est important de garder votre public à l'esprit lors de l'envoi de toute forme de communication écrite. Alors sans plus tarder, voici quelques signatures à inclure dans vos e-mails professionnels.

"J'espère avoir de vos nouvelles bientôt!"

Ce type de signature de courrier électronique permet au destinataire de savoir que vous attendez une réponse. Qu'il s'agisse d'un CV ou d'un argumentaire de vente, il n'est que poli pour l'autre personne de répondre, et l'inclure dans votre e-mail indique que vous attendez une réponse. Vous pouvez également le modifier pour dire « J'attends avec impatience l'occasion de vous parler davantage ».

« Votre temps précieux est grandement apprécié »

Si votre destinataire est au travail, il est probable qu'il n'a pas beaucoup de temps et qu'il reçoive beaucoup d'e-mails. Inclure cette approbation est une façon d'exprimer une véritable gratitude qui justifie une réponse polie.

"Meilleurs voeux!"

Les salutations chaleureuses sont un excellent moyen de terminer un e-mail, car il est poli et professionnel. Certains peuvent penser que c'est un peu démodé, mais c'est simple et au point qui est parfait pour les e-mails.

Approbations à éviter

Certains d'entre eux sont acceptables dans certaines circonstances, mais la plupart ne sont pas recommandés pour les e-mails formels ou professionnels.

1. Merci

« Merci » et les variantes avec cette tangente (« merci encore », « merci ! » « merci beaucoup » et ainsi de suite) semblent toutes un peu fallacieuses. Non seulement nous lisons tous des e-mails avec un ton un peu sarcastique dans notre tête, mais si vous envoyez des e-mails pour demander quelque chose à quelqu'un - plutôt que pour exprimer sincèrement des remerciements - c'est un peu odieux. Éviter.

2. Cordialement

Bien que l'on vous ait peut-être appris à toujours terminer une lettre - et donc un e-mail - avec sincérité, ne le faites pas. Si vous commencez votre e-mail par "Cher", vous pouvez finir par "sincèrement", mais sinon, évitez - même dans certaines applications formelles.

3. … bientôt

« Parlez bientôt », « parlez-vous bientôt » ou même « plus tôt » – prêter avec n'importe quoi « bientôt » vous engage généralement à reparler à cette personne. Très bien si vous avez l'intention d'envoyer un e-mail de suivi ou de rencontrer quelqu'un en personne ; moins bien si vous n'avez aucune intention de faire un effort pour parler avec eux. Bien qu'il s'agisse d'une réponse désinvolte, elle peut sembler peu sincère.

4. Votre nom

Mettre fin à un e-mail en se déconnectant est considéré comme assez froid et abrupt. À moins qu'il ne s'agisse d'une réponse finale à un e-mail dans lequel vous avez répondu à une question et reçu une réponse, celui-ci ne transmettrait aucun message autre que « J'ai fini de vous parler ». Il est donc préférable d'éviter de ne laisser que votre signature.

5. Vos initiales

Signer avec vos initiales ou votre première initiale est un peu plus convivial que d'écrire votre nom complet, mais c'est toujours aussi abrupt. Cela laisse également les gens relativement dans l'ignorance de qui vous êtes, donc vraiment mieux utilisé si vous parlez à quelqu'un que vous connaissez déjà assez bien.

6. Rien

Étonnamment, terminer un e-mail sans rien du tout est tout à fait correct, mais vous ne pouvez pas le faire dans votre premier e-mail. Terminez toujours votre e-mail en premier et, comme de plus en plus d'e-mails sont envoyés en succession rapide, vous pouvez abandonner les formalités.

7. Respectueusement

Raide et obsolète. Ne sortez celui-ci que si vous envoyez un e-mail à un représentant du gouvernement ou à un membre du clergé car "respectueusement vôtre" est la norme la plus proche dans cette situation.

8. XX [bisous]

À moins qu'il ne s'agisse d'un membre de la famille ou d'un ami proche, vous ne devriez pas faire cela. Certaines relations de travail occasionnelles trouvent cela acceptable, mais c'est vraiment quelque chose que vous faites avec quelqu'un avec qui vous savez déjà que vous pouvez le faire. Ne le lancez pas sur quelqu'un à l'improviste, c'est effrayant.

9. Meilleur

Cette réponse est, avec "tout le meilleur" et "meilleurs voeux", une fin relativement sûre si vous êtes poli mais informel. Plus vous ajoutez de mots, « meilleurs voeux » ou « tout le meilleur » par exemple, plus le sentiment devient formel. Certains pensent que « meilleur » et ses variantes peuvent être trop expansifs, mais pour la plupart, cela devrait vous servir.

10. Le vôtre

« À vous », et ses variantes (« bien à vous », « à vous fidèlement » et ainsi de suite) se situent à l'extrémité la plus formelle du spectre. Comme pour « meilleur », plus vous ajoutez de mots, plus cela devient formel. Cependant, « le vôtre » a une autre complication : beaucoup se demandent exactement ce que vous proposez lorsque vous dites « le vôtre », et « le vôtre fidèlement » indique quelque chose d'incroyablement formel comme une proposition de mariage à venir. Éviter.

11. "Votre ami"

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Celui-ci peut diviser plusieurs personnes. C'est juste un peu trop formel et ça se rapproche un peu de « sincèrement » pour certains. Cependant, certains le considèrent comme passable, généralement les jeunes générations car nous nous sommes de toute façon liés d'amitié avec la plupart de nos collègues. Nous vous déconseillons d'envoyer « Votre ami » à un collègue plus âgé ou en position d'autorité.

12. Merci beaucoup !

Ce n'est pas seulement non professionnel, mais c'est aussi un manque de grammaire. Selon votre destinataire, cela peut parfaitement aller (s'il s'agit du dernier e-mail envoyé à votre équipe d'assistance informatique après avoir résolu votre problème, par exemple).

14. Bravo

Seulement vraiment acceptable si vous êtes britannique, sinon cela semble un peu condescendant. La même chose peut être dite avec « ta », mais « acclamations » est généralement une réponse privilégiée qui est également agréablement décontractée et – pour nous les Britanniques – parfaitement acceptable au lieu de « merci » et de signatures d'e-mails plus formelles.

15. Comme toujours

La façon généralement préférée de terminer un e-mail est « comme toujours ». Ce n'est peut-être pas un finisseur idéal pour un premier contact, mais c'est idéal pour répondre à quelqu'un à qui vous parlez souvent par e-mail. Il ne comporte aucune attente, connotation ou ton à lire. C'est simplement que vous signez comme vous.

Questions fréquemment posées

Il y a des moments où l'e-mail parfait peut avoir un grand impact sur votre prochaine étape dans la vie. Voici quelques questions supplémentaires sur les signatures d'e-mails pour vous aider à envoyer des e-mails parfaits.

Une signature par e-mail est-elle vraiment un gros problème ?

Tout dépend du contexte dans lequel vous envoyez un e-mail. Si vous envoyez un mémo par e-mail à un collègue ou des notes de cours à un camarade de classe, ce n'est probablement pas si grave. Cependant, une mauvaise signature d'e-mail peut envoyer le mauvais message. Par exemple, si vous envoyez « Ouais, merci » à quelqu'un qui essaie de vous aider, cela pourrait sembler sarcastique ou sarcastique.

Malheureusement, les communications textuelles manquent de contexte, ce qui signifie qu'il est facile pour votre destinataire de se faire une mauvaise idée. Alors, méfiez-vous de la façon dont votre lecteur prendra le message que vous envoyez car, oui, votre lecteur verra probablement votre signature.

Dois-je ajouter une signature ?

Absolument! La liste de votre nom, de vos coordonnées et de votre entreprise permet à votre destinataire de vous répondre beaucoup plus facilement à l'avenir. Sans oublier qu'une signature est largement acceptée comme le symbole de quelqu'un qui comprend le fonctionnement des communications par courrier électronique.

N'y pensez pas trop

Si vous avez déjà lu et relu un e-mail important avant de l'envoyer, cette section s'applique à vous.

Bien sûr, il est naturel de considérer à qui vous envoyez l'e-mail et pourquoi. S'il s'agit d'un e-mail de vente, il est préférable de laisser une approbation positive qui encourage également une réponse. Quelque chose comme "J'ai hâte de parler avec vous plus loin" est idéal ici. Mais, cette phrase ne fonctionnerait pas bien dans un e-mail de condoléances par exemple.

Bien qu'il puisse être intimidant d'envoyer un e-mail important, la plupart des gens survolent généralement leurs e-mails et ne vous jugeront pas trop sur votre signature.